Før du skriver søknad bør du ...

    1. Definere studie

      Har du et tydelig forskningsspørsmål og en definert plan for studiedesign, vil saksbehandleren din forstå problemstillingen din – og hva slags data som er relevant for den – mye raskere. Vær så tydelig som mulig. Det vil gjøre det mye enklere for saksbehandleren din å finne korrekte data.

      Tips: Husk at saksbehandlerne fakturer for arbeidstimene de legger i å veilede og finne korrekte data til deg. Timesprisene varierer fra register til register. 
    2. Bestemme studiedesign

      Hvilket studiedesign du bruker, spiller en rolle for hvor godt du vil lykkes med å løse forskningsspørsmålet ditt. Jo tydeligere du er på beskrivelsen av studiedesignet, desto større er sjansene for at du får korrekte data fra starten av.

      Eksempler på studiedesign som bruker helsedata fra registre er:

      • Kohortstudier 
      • Kasus-kontrollstudier 
      • Naturlige eksperimenter 
      • Registeroppfølging av kliniske studier

      Når du definerer uttrekket, utvalget og variablene i studien din, kan dette føre til en risiko for bakveis-identifisering av enkeltpersoner. Vurder derfor nøye hvilke variabler du har behov for. Desto flere variabler det søkes om, jo større er risikoen for at enkeltpersoner kan identifiseres. Konsekvensen kan være at søknaden din ikke blir godkjent eller at du må starte med en ny søknad hos REK.

      Gjør en grundig vurdering på om variabler du i utgangspunktet ber om kan modereres. Trenger du vite kjønn? Trenger du å vite behandlingssted eller kan du heller bruke helseregion? Kan du gruppere bosted ut fra fylke heller enn kommune?

      Datoer er vurdert som spesielt sensitive ettersom du kan se på forløp over tid. Når data fra forskjellige registre skal kobles, kan det være krav fra registerforvalterne om å bruke referansedatoer for å unngå indirekte identifisering. Da blir registerforvalterne enige om en referansedato, som du som forsker ikke får vite. Intervallene mellom de ulike datoene skal stemme overens med de reelle datoene slik at analysen din blir riktig. Dette krever koordinering mellom registerforvalterne og kan være tidkrevende. 

      Tips: Jo tydeligere du er på beskrivelsen av studiedesignet, desto større er sjansene for at du får korrekte data fra starten av. 

      Gjør en grundig vurdering på om variabelutvalget du i utgangspunktet ber om kan modereres. Kan kommune byttes med fylke? Kan aldersgrupper brukes heller enn eksakt alder? 

       

    3. Sette deg inn i gjeldende regelverk

      Jo bedre du kjenner til reglene rundt utlevering av data i Norge, desto større er sjansene for at du leverer en søknad som blir godkjent raskere.

      For eksempel må REK godkjenne studien din, før du søker om helsedata.  Du må være innlogget for å få tilgang til skjemaene.

      Dersom du bruker sensitive opplysninger i prosjektet ditt, krever det også godkjennelse fra personvernombudet i virksomheten din. Det er for å sikre at den behandlingsansvarlige følger personopplysningsloven med forskrift.

      Du får et godt utgangspunkt for søknadsprosessen din ved å sette deg inn i de lovene og forskriftene som regulerer utlevering av data fra de registrene du skal søke om data fra. Det gir deg mer forståelse for hvordan personvernet ivaretas hos hvert enkelt register. Helsdatautvalgets rapport, Et nytt system for enklere og sikrere tilgang til helsedata, gir i vedlegg 3 oversikt over dagens regler knyttet til bruk av helsedata.

      Enkelte registerforvaltere har egne veiledninger for deres søknadsprosess. Du finner dem på hver enkelt side om registerforvalterne.

      Tips: Du får et godt utgangspunkt for søknadsprosessen din ved å sette deg inn i de hjemlene og godkjenningsrundene som er knyttet til registrene du skal søke data hos. Det gir deg mer forståelse for hvordan personvernet ivaretas hos hvert enkelt register. 

      Enkelte registerforvaltere har egne søknadsveiledere, som du finner under hver enkelt side om registerforvalterne.

    4. Vite hvordan du søker om data hos flere registre

      I mange forskningsprosjekter er det nødvendig å søke om data fra flere registre. Når du søker om data fra flere registre er det også større risiko for at det tar lengre tid å få dataene.

      Skal du søke om data fra flere registre, må du kommunisere dette tydelig i søknaden din og gjerne beskrive hvilke data du ønsker å koble. Da får saksbehandleren ingen overraskelser underveis når han skal trekke ut data for deg. Derfor er det viktig å finne ut hvilke registre du ønsker å søke data fra allerede nå, og sette deg inn i de ulike reglene for hvert register.

      Det kan ofte ta lengre tid når du ønsker å koble data fra pseudonyme registre med data fra andre kilder. Både Reseptregisteret og IPLOS er pseudonyme registre. Det betyr at det ikke er lagret informasjon om navn, adresse eller fødselsnummer, men at fødselsnummeret er erstattet med et pseudonym.