Når du skriver søknad bør du ...

    1. Se over variablene en ekstra gang

      Hva slags spesifiserte data du søker etter, påvirker resten av søknadsprosessen din. Vil du for eksempel søke etter "60-70 år", "kommune", "lungekreft", "opioider", kan det i verste fall hende at resultatet av dette søket fører til at personene i dataene blir identifiserbare. Det fører til mange eposter frem og tilbake mellom deg og saksbehandler for å korrigere søknaden. Derfor kan det være lurt å redusere mengden variabler du søker om så mye som mulig, for å øke sannsynligheten for at søknaden blir godkjent.

      Tips: På grunn av regelverket for å koble ulike typer data, vil for eksempel data fra pseudonyme registre kunne forsinke prosessen. Eksempler på slike tilfeller er data fra Reseptregisteret og IPLOS og sosioøkonomiske data fra SSB, som skal inngå i en koblet fil.


       

    2. Kontakte de respektive registrene

      Planlegger du et prosjekt som trenger koblede data, og har det klart for deg hvilke registre du ønsker å søke data fra, bør du undersøke hvilke krav de har allerede før du skal sende søknad til hvert og ett av dem.

      Tips: Registrene kan ha ha ulike søknadsfrister. Du gjør deg selv en tjeneste ved å være proaktiv, og eventuelt kontakte de aktuelle registrene. Hvilke dokumenter må du legge ved? Når er eventuelt søknadsfristen? Er det noe annet du bør ta hensyn til når du søker hos dem? Er det spesielle forhold som gjør at utleveringsfristene ikke kan overholdes?

      Saksbehandlerne foretrekker normalt å kommunisere skriftlig gjennom epost. Dette er for å sikre dokumentasjon underveis i prosessen.

       

    3. Legge ved viktige dokumenter

      Før du sender søknaden må du dobbeltsjekke om du har lagt ved alt saksbehandleren trenger av viktige dokumenter. Dette kan for eksempel være:

      • Variabelliste
      • Komplett søknadsskjema
      • Søknad og godkjenning fra REK
      • Forskningsprotokoll/prosjektbeskrivelse
      • CV-en din

      Husk at REK har i sitt mandat å gi dispensasjon fra taushetsbelagte opplysninger. Denne dispensasjonen er personlig. Derfor er det viktig at personer som listes som forskningsmedarbeidere i REK-søknad, og som skal ha tilgang til selve datasettet, samsvarer med den navnelisten som sendes ved søknad til registerforvaltere.

      Dersom datasettet skal sendes til forskningsinstitusjoner i utlandet, er det viktig at det foreligger en databehandleravtale mellom institusjonene. Ditt personvernombud kan hjelpe deg med å utforme dette.

      Data må slettes når prosjektet er ferdig. Husk at det skal være samsvar mellom prosjektets varighet i de ulike søknadene.

      Tips: Husk at hvert enkelt register kan ha egne krav til vedlegg som må sendes med søknaden. Har du undersøkt med registrene på forhånd, er det lettere å få en komplett søknad.